ミーティングが効果的になるように、自分がよく使うミーティングテンプレート

何かを進めようと思ってミーティングをとりあえず入れるというのをしてしまうことも多いが、適当にやるとミーティングが終わったが何も進んでいないとなりがちだ。そうならないように、自分用のミーティングテンプレートを作っているので、ブログに書いてみる。

ミーティングの用意で心がけること

テンプレートの前に、自分がミーティングの用意で心がけることをリストアップする。ミーティングは「何かを先に進める」必要があると考えるため、次のことを心がけている。

何はともあれ「目的」を最初に決める。「〇〇を決める会議」なのか、「〇〇のアイデア出しの会議」なのか、「〇〇の認識合わせの会議」なのか
目的に合った「会議のゴール・完了条件」を決める。ゴールに到達したら成功、到達していなかったら失敗と振り返ることもできる。また、参加者がゴールに集中することで、横道に逸れづらいという効果もある
会の前に参加者にやってほしい「事前準備」を決める。全てを会議の中でやってしまうと効率が悪すぎる場合がある。事前にやってきてほしいことを明示することで、同期的なコミュニケーションじゃないとできないことに集中できる
会の最中、全員で議題を見つつ議事録も同じところに書く。音声情報だけで今何の話にフォーカスしているかを参加者全員が理解することは意外と難しい。同じ場所を見て、議事録も同じ場所に書くことで、今話していることを共有しやすい
会の最後に「決まったことや次のアクション」をまとめる。ずっと会話をしていると、結局今回何が決まったっけとなりがち。参加者全員の頭を整理するために、最後に会のまとめを行なっておく

使うテンプレート

上に書いたミーティングの用意で心がけることを元に、自分なりにテンプレートを作っている。このテンプレートをベースに、会の内容によって必要のないところは削ったり項目を追加したりとカスタマイズしている。

MTGテンプレート

## 参加者
* 司会: 
* 書記: 
* メンバー: 

## 資料
* 関連資料のリンクをひととおりリストアップ

## 参加者が事前に準備してきてほしいこと

## 会の目的

## 会のゴール
「何をしたらこのMTGは完了ですか」も決まっていてほしい！
* 例1: 参加者全員が明日からやるタスクの疑問点がなく、合意が取れている
* 例2: プロジェクトの目的をブレストし、発散させるところまで終わっている。収束はまた今度

## アジェンダ
* 会の
* 議題リストを
* 書いてほしい

## 議題1
内容を事前に書いておく
議事録も同じ場所に書く

## 議題2

## 議題3

## 決まったこと・次のアクションのまとめ
総まとめとして、決まったことや次に何をするかを書いておく