会議の前に決めることは何か - 「感動の会議！」読んだ

最近会議の主催が多くなってきて、いくつか自分でも成功体験をしたので、なぜ成功したのか早めに言語化しておこうと思い、会議の本を読むことにした。今回は「感動の会議！」という本。

今回の本は、

「感」・・・参加者が意気に感じ、自ら考え
「動」・・・自主的に動き出す

を達成できる会議のやり方をいろいろと教えてくれる本。会議をいろいろやってみて、うまくいく時とうまくいかない時の差がどこにあるのかわからない人や、そもそも会議どうやればいいかわからない人は読んでみると面白いと思う。

今回僕の中で印象に残ったのは、この本の第1部の会議を開く前に意識すること・決めておくことの部分。いろいろと意識することや決めておくことが書かれているのだけれど、その中で特にここを意識しておけば良いのではないかというポイントが2つあったのでそれについてと、それに似たブログ記事に言及して会議のまとめの話を書こうと思う。

この会議が終了時点でどのような状態になっていたら、成功といえるのか
この人にはこの会議中に何を期待するのか
会議の最後にまとめをする

この会議が終了時点でどのような状態になっていたら、成功といえるのか

この本の中に、良い会議は必ず明確なゴールを持っていると書かれている。ゴールの例としては

人材の活性化について、すぐできるアイデアを3つ出す
〇〇の件について、A社が合意する提案をつくり意思決定をする

などのようなもの。確かにゴールを決めてないと大体の会議はどこを向いているかわからなくなる。よくあるのはアイデアを出しあいましょうとか、情報を共有しましょうとかそういう目的の会議だが、明確にこれが出来れば良いというものがないと、変な方向に流れてしまったり、無駄な話をしてしまったりということがよく発生する。

このゴールを決めるために、会議の主催者は次の質問に答える必要があると書かれている。

「この会議が終了時点でどのような状態になっていたら、成功といえるのか？」

この質問は非常に良く出来ていると感じた。実際にこれを試してみると、最近だと以下の様なゴールを決めることが出来た。

この会議では制作物の図を作りながら、全員が何をつくるかのイメージを一致させ、明日から作業が取り掛かれる状態になったら成功
この会議では先方に送るべき質問文を作成し、それに対して全員の合意が取れたら成功
この会議ではやりたいことをエンジニアの〇〇さんに伝え、会議後すぐに手を動かせるようになったら成功

このくらいに会議のゴールが具体化されていれば、会議の方向性がぶれないし、実際にこのゴールを達成できなかった時に何がうまく行かなかったのかと振り返ることもできる。ちょっとした質問を会議前に自分にするだけで、このように具体的なゴールが見えてくるので非常に良い質問と感じた。

この人にはこの会議中に何を期待するのか

この本の中に以下の様なことが書いてある。

あなたが主催している会議の参加者を一人ひとり思い浮かべてください。お互いにとって、本当に出席が必要でしょうか。

確かにあるあるな会議として、なぜか参加者が多いけど実際に会話しているのはその中の2~3人だけというものだ。その場合その2~3人以外はその会議に出る意味は殆どなかったと言える。このような会議を僕は絶対に避けたい。

その場合この本の中に、「参加者一人ひとりに、会議で何を期待するのかを明確にします」と書かれていた。このことから会議の前に参加者それぞれに対して、「この人にはこの会議中に何を期待するのか」という質問を自分自身に投げかけておくと、本当に会議に出る必要があるかということが明確になり良いと感じた。この質問をしてみると

曖昧な答えしか作れなかった場合にはほとんど必要ないから参加してもらわなくて良いと結論づけられる
会議の中の一部分にしか期待する箇所がないのであればその部分だけ切り出してその人は早めに終わらせる

などということも出来る。

なので会議の前には参加者それぞれの人に対して、「この人には何を期待するのか」と考えるということは必ずしたほうが良いと思った。

会議の最後にまとめをする

この本を読んでいて別のブログ記事を思い出したので言及しておく。
打ち合わせでは「まとめ」が大事（コミュニケーションのヒント）｜結城浩

この記事の中で打ち合わせの最後に以下のまとめをしたほうが良いと書かれている。

・決まったことは何か
・決めようと思ったけれど決まらなかったことは何か
・各人のアクションは何か（そして〆切はいつか）
・次回の打ち合わせはいつか

このまとめのリストも非常に秀逸だと思う。まず会議の結論がきちんとついていて、決まらなかったことをはっきりさせておくことで何が達成できなかったか明らかにしていて、また各人のアクションを決めることで次のスタートをその場できっている。会議のエッセンスが集約されているまとめだと思った。

このまとめはさきほど書いた、「どのような状態であったら成功か」「この人にはこの会議中に何を期待するのか」に通じるものがあると思う。どのような状態だったら成功かが決まってなかったら、「決まったことは何か」「決まらなかったことは何か」も決まらないと思うし、出る必要のない人が出ていたら「全員のアクション」が決まらないと思う。いろいろつながってると感じた。