最近たまにメール文を考える機会が増えたので、軽く勉強しておこうと思い、「メール文章力の基本 大切だけど、誰も教えてくれない77のルール」を読んだ。
この本はいろんなケースに合わせてメールの悪い例と良い例を比較して教えてくれる本。大体200ページ程度の本なので、さらっと流し読みできるわりに実践に使えそうな例が沢山出てくるので良い。外部や内部でメールのやり取りをする必要に駆られた時に先に読んでおくと、メールに関する学習効率が上がるのでおすすめ。また一番最後に「よく使うメールのフレーズ集」というのも付録として存在するので使いやすい。
今回この本の中で印象に残ったのは「相手の視点に立って書くこと」というところ。今回はこのことについて書こうと思う
相手の視点に立って書くこと
この本に「あらゆるメールを書くうえでの基本は、相手の視点に立って書くこと」と書かれていた。これが印象に残った理由は、メールでなくても文章というものは総じて相手の視点に立って相手にとってわかりやすい文章を書くということが重要だと感じたためである。
WEB業界とかで働いていると、メールを書く頻度は非常に少ない。ただし、書いている文章量は非常に多いと感じる。コードレビュー、確認依頼、アイデアの提案、などをGitHub上や、Qiita:Teamやはてなグループ、ブログなどで日々行っている。その時に相手の視点に立って書いているか、そうでないかで、わかり易さがぜんぜん違うと感じた。
例えば確認依頼を書くときに確認相手の視点に立たずに情報を羅列しただけで、はい書いたので確認しておいてねという文章になってしまうと、確認する相手はその中から重要な情報がどれかを探しに行かないといけない。これだと確認する相手は非常に大変である。
対して、相手が何を確認できると安心できるか、というのを意識して、それに辿り着くように参考情報を簡潔に書くと、確認相手にとっては非常に対応しやすい文章になる。ちょっとした書き手の工夫で確認相手が時間を使わなくて済むようになるなら、非常にありがたい。
このように相手の視点に立って書くというのは、メールだけでなく、文章全般(ともするとコミュニケーション全般)に関して汎用的に利用できる心がけだと感じる。今後気をつけていきたい。
相手の視点に立って、サービスを考えるということ
相手の視点に立つ、ということは文章全般に関して汎用的に利用できる心がけであるのではないか、と上で述べた。けれどふと考えてみると、サービスを作る上でも相手の視点に立つということが重要だと感じる。
例えばUIを作る時。基本的に作るときは使いやすいのはなにかといろいろ考えていくけど、よく自分や開発者にとって使いやすいものにはなっているがユーザのことを考えられていないものになってしまうこともある。その時にこういうユーザだったらどう感じるか、こうゆうユーザだったらどう感じるかと、頭を一度空にしてそのユーザの視点に一度立ってみることによって、自分本位でないUIを考えることが出来ると感じた。
他にも相手の視点に立つというのは様々なところで利用できそうである。マネジャーとしても、例えばこの職種だったらどう考えるかというのを視点を入れ替えて考えて一度飲み込んでからコミュニケーションすることで、円滑なコミュニケーションを促進できると感じる。
以上いくつか例をあげたが、相手の視点に立つということは様々なことに役に立ちそうである。一度自分の立場を空にして、相手の立場になりきるというのを心がけてみたい。
まとめ
今回はメールの書き方を学ぶためにこの本を読んだ。メールの書き方という点ではこの本は要点を掴んでいるし非常にすらすら読めるのでおすすめ。それ以外にも相手の視点、という部分を学べたので面白かった。
またメールについて学ぼうとしたが、書くこととはなにか、さらに伝えるということはなにか、ということをもっと掘り下げたいと感じた。そこでまた良いタイミングで以下のような本も読んでみたい。
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